כדי להצליח ולהשלים פרויקט איכותי ומוצלח, צוות הפרויקט נדרש להבנה משותפת של ה"יחד" – כיצד העבודה של כל אחד מהם משפיעה ותורמת את חלקה בפרויקט, וכיצד לשלב את כל המשימות שלהם יחד.
לצורך כך, צריך יותר מהבנה משותפת של המטרה – הם צריכים גם הבנה משותפת של איך הם יגיעו אליה ביחד, וכיצד הפעולות שלהם משפיעות על שאר הצוות.
דמיינו מצב שבו צוות עובד יחד על פרויקט גדול. לכל אחד מחברי הצוות מוקצות משימות משלו ולוח זמנים מוגבל לביצוע.
כל חבר צוות תלוי בהשלמת המשימות של חבר הצוות שלפניו, על מנת שיוכל להתחיל את המשימות שלו עצמו. כעת דמיינו שחבר הצוות הראשון, מתעכב.
ניקח לדוגמה, פרויקט פיתוח מערכת בחברת הייטק. הצוות הראשון בפרויקט אחראי על אפיון המוצר (המערכת) מול הלקוח. הצוות השני אחראי על כתיבת האלגוריתם והקוד של המוצר, הצוות השלישי אחראי על עיצוב הממשק, הצוות הרביעי אחראי על בדיקות התוכנה, וכן הלאה. במקרה שבו הצוות הראשון מתעכב ואין אפיון למוצר, אף אחד מהצוותים האחרים לא יכולים להתחיל במשימתם. זהו "אפקט דומינו" קלאסי, כאשר ברגע ששלב אחד בפרויקט מתעכב, הפרויקט כולו מתעכב ולא יושלם בזמן.
מנהלי פרויקטים המנהלים את צוותי הפרויקט, יודעים היטב כי המערכה כולה צריכה לעבוד במכונה משומנת ויעילה על מנת שהפרויקט יצליח. אחת המשימות העומדות בפניהם היא להימנע ככל האפשר מאפקט הדומינו בצוותים שלהם.
איך להימנע מאפקט הדומינו בניהול צוותים בפרויקט
למדו כיצד אחרים עובדים
אחת הדרכים להימנע מאפקט הדומינו שבו כל חבר צוות משפיע באופן שלישי על חבר צוות אחר, היא לאפשר לצוותים ללמוד כיצד הצוותים האחרים עובדים. הכשרה צולבת זו ממחישה לכל אחד בצוות הפרויקט את המשימות והיעדים של יתר חברי הצוות ומעניקה להם הבנה לאופן שבו מתבצע כל הפרויקט כולו.
הטמיעו תפיסה קולקטיבית
מנהל הפרויקט צריך להנחות תפיסה קולקטיבית לכל אורך הדרך, גם כשהוא מדבר עם חבר צוות מסוים על המשימות שלו, עליו להזכיר לו כיצד העבודה שלו משתלבת בתמונה הגדולה ומה החלק שלה בפרויקט השלם.
שלבו את מסר הקולקטיביות והעבודה המשותפת בין המסרים המרכזיים שלכם לחברי הצוות. שלחו אימיילים בנושא, הודעות, ואפילו קיימו ישיבות ושיחות צוות. חשוב שההבנה הזו תחלחל לכולם ותהיה אינהרנטית.
צרו אפקט דומינו חיובי
אפקט דומינו לא חייב בהכרח להיות שלילי. השפעה חיובית של חברי הצוות זה על זה, יכולה לייצר אפקט דומינו חיובי ומעצים. ישנן מספר פעולות שמנהל הפרויקט יכול ליישם על מנת להשיג השפעה חיובית אפקטיבית של חברי הצוות.
ראשית, עודדו שיתופי פעולה בצוות – משימות משותפות ועבודה על משימות ביחד, יכולה לסייע מאוד בגיבוש הצוותים ובחיזוק הקולקטיביות החיובית.
שתפו את חזון הפרויקט. הדבר חשוב מאין כמוהו, על מנת שחברי הצוות יוכלו לדמיין את התוצאה ולשאוף להגיע לשם. עודדו חשיבה יצירתית ויזמית – צרו סיעורי מוחות משותפים, ועודדו העלאת רעיונות מסתעפים ומתגבשים ביחד.
שפרו את המוטיבציה של חברי הצוות וייעלו את הפרודוקטיביות באמצעות שיחות חשוב, הוקרה, הכרה ופרסים.
צרו אנרגיה חיובית בתוך הצוות על ידי יצירת גיבוש ותחושת שייכות. הדקו והעצימו את מורל הצוות באמצעות הערכה ושבח.
הדגימו שוב ושוב את חשיבות התרומה של כל אחד מחברי הצוות לפרויקט כולו.
הכנס השנתי ה- 28 של עמותת PMI Israel יערך השנה בסימן "מנהלי פרויקטים – ביחד מצליחים יותר". הירשמו כבר עכשיו והבטיחו את מקומותיכם!