עם כל כך הרבה מרכיבים שונים בפרויקט, אין פלא שדברים יכולים להשתבש. אבל במקום לבקש סליחה, אפשר ללמוד מטעויות ולשפר בפעמים הבאות
הצבת יעדים ברורים
פרויקטים רבים נכשלים, כיוון שלא היו יעדים ברורים מהתחלה. ייתכן שהלקוח חשב על תוצאה מסוימת ואתם חשבתם על דבר אחר, או אפילו חברי הצוות שלכם העובד על הפרויקט חשב על משהו אחר. כך או כך, על מנת שהפרויקט יצליח, צריך ליישר קו בין כל בעלי העניין והמעורבים בו ולוודא שהיעדים ברורים, ושהתוצאות שיתקבלו הן אכן התוצאות המצופות.
הצבת יעדים לקויה מתרחשת גם כאשר אין הסכמה בין בעלי העניין לגבי כיוון הפרויקט או באשר לקריטריונים המגדירים הצלחה. לכן עדיף להצמיד כמה שיותר פרטים במהלך תכנון הפרויקט כדי למזער בעיות כלשהן.
אחת הדרכים הטובות ביותר להבהיר מטרה במדויק היא להגדיר מדדי ביצועי מפתח מועילים (KPI) או לקבוע כיצד תיראה תוצר בסוף הפרויקט לפני תחילת העבודה.
בהירות
פרויקטים הם עניין מורכב. מרבית הפרויקטים כוללים משימות רבות, תקציבים, לוחות זמנים הדוקים, צוותים שונים, אנשים שונים, ועוד, ועל כל אלו, על מנהל הפרויקט לנצח במיומנויות.
אחת הטעויות שמנהלי פרויקטים נוטים לעשות, היא ליפול ל"חוסר בהירות" בדרישותיהם. זו מפולת שלגים שעלולה לדרדר במהירות את האנשים הצוות העובדים על הפרויקט ולהשפיע לרעה על הפרויקט כולו. על כן, היו ברורים ב-100 אחוז בדרישות.
פרויקטים עוסקים בהפיכת רעיונות למציאות, וזה בלתי אפשרי לעשות זאת אם לא תיצמדו לתכנון המדויק והמוקפד. אחת הדרכים לוודא שכולם ייצמדו לתוכנית ויבצעו את החלק שלהם בהצלחה, היא להיות ברורים היטב ולשקף את הצרכים שלכם במדויק לכל אחד ואחת. מעבר לכך, מומלץ לקיים פגישות צוות תכופות ולוודא שכולם הבינו את משימותיהם והדבר נהיר להם היטב.
תכנון משאבים לקוי
תכנון לקוי של המשאבים שידרשו לפרויקט ו/או שימוש לא נכון במשאבים, עלול להשפיע על כל הפרויקט כולו ועל ההצלחה שלו.
המשאבים שלכם כוללים: זמן, תקציב, חברי צוות, טכנולוגיות ועוד. למרבה הצער, במקרים רבים חברי הצוות נבחרים באופן לא נכון, נמהר, ושאינו על פי כישוריהם והתאמת לפרויקט. זו טעות קריטית שעלולה לעלות בכישלון הפרויקט כולו. לפעמים עדיף שיהיו 5 חברי צוות מיומנים מאשר 10 חברי צוות לא מנוסים וללא כישורים מתאימים לפרויקט הספציפי.
תכנון לוח זמנים לא ריאלי, אף הוא יכול לחבל בהצלחה הפרויקט – בשל אי-עמידה בלוחות הזמנים. לכן יש לתכנן את הלו"ז היטב ומראש, ולהגדיר מראש מועד סיום לכל משימה ומשימה.
כך גם בנושא התקציב. כל משאב צריך להיות מתוכנן היטב ומוגדר מראש, ועם זאת גמיש דיו לשינויים במהלך ביצוע הפרויקט על פי הצורך.